Zásady ochrany osobních údajů

Informace o OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vážení občané,

v souladu s Nařízením evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“) je i Město Napajedla, IČ 00284220, se sídlem Napajedla, Masarykovo náměstí 89, PSČ 763 61, správcem osobních údajů (dále jen „Město Napajedla“, „město“ nebo též „správce“), neboť samo určuje účely a prostředky zpracování Vašich osobních údajů a tyto dále samo zpracovává.

Město Napajedla si váží důvěry, s níž se občané na město obracíte a skutečnosti, že může s Vašimi osobními údaji nakládat. Jelikož si město Napajedla uvědomuje význam, který pro Vás Vaše osobní údaje představují, činí veškerá nezbytná opatření k jejich ochraně a zároveň jedná ke všem subjektům údajů (žijícím fyzickým osobám) s maximální možnou otevřeností a transparentností.

Za tímto účelem město Napajedla vydává i tyto zásady ochrany osobních údajů, které Vám umožní blíže se seznámit se všemi skutečnostmi, které se zpracováním osobních údajů souvisí.

V případě jakýchkoliv nejasností, týkajících se zpracování Vašich osobních údajů se můžete obracet na Mgr. Michala Šrubaře, advokáta se sídlem Brno, Josefská 8, PSČ 602 00, e-mail poverenec@sk-ak.cz, tel. 725 492 476, kterého město jmenovalo do funkce pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“).

SPRÁVCE:
Kde tyto zásady hovoří o správci, míní se tímto pojmem město Napajedla, IČ 00284220, se sídlem Napajedla, Masarykovo náměstí 89, PSČ 763 61, úkony správce se rozumí rovněž úkony orgánů města (starosty, místostarosty, orgánů, odborů a dílčích zaměstnanců města), které jménem správce jednají. Všechny tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí v režimu zákonném či smluvním a vnitřní procesy úřadu zohledňují potřeby předávání osobních údajů v rámci činnosti úřadu mezi těmito orgány města.

Příspěvkové organizace města, zejména mateřské a základní školy, klub kultury, pečovatelská služba a další, jsou samostatnými správci osobních údajů, neboť se jedná o subjekty od města odlišné. Příspěvkové organizace města přijaly svá vlastní pravidla pro zpracování osobních údajů, která dodržují.

Kontakt správce:

Městský úřad Napajedla
Masarykovo náměstí 89
763 61 Napajedla
Telefon: +420 577 100 911
E-mail: podatelna@napajedla.cz Datová schránka: rmzbckn

POVĚŘENEC:
Město Napajedla pověřilo Mgr. Michala Šrubaře, advokáta, se sídlem Brno, Josefská 8, PSČ 602 00, e-mail poverenec@sk-ak.cz, tel. 725 492 476, aby prováděl dohled nad plněním povinností ze strany správce při ochraně Vašich osobních údajů a zároveň byl připraven odpovídat na Vaše případné žádosti či podněty.

Kontakt pověřence:

Josefská 8
602 00 Brno
Telefon: +420 725 492 476
E-mail: poverenec@sk-ak.cz

Účel zpracování:
Město Napajedla zpracovává pouze takové Vaše osobní údaje, pro jejichž využití má konkrétní účel. Tomuto účelu podrobuje rozsah i dobu zpracování Vašich osobních údajů. Po zániku účelu, ke kterému byly osobní údaje shromážděny a zpracovány, správce osobní údaje odstraní či archivuje ve veřejném zájmu v případech, v nichž mu to zákon ukládá.

Město Napajedla zpracovává Vaše osobní údaje z níže uvedených důvodů:

 -           uzavření/plnění smlouvy mezi správcem a subjektem údajů
(dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení)

Jedná se zejména o případy, kdy s městem uzavíráte smluvní vztah, k jehož naplnění je nezbytné zpracovávat osobní údaje (potřeba identifikovat smluvního partnera, uchovat informaci o místě či způsobu plnění apod.).

 -           splnění právních povinnosti správce
(dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení)

Jedná se zpravidla o výkon samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích dle právních předpisů ukládajících správci povinnosti, ať už se jedná o soukromoprávní vztahy (zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník), pracovněprávní vztahy (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce), předpisy týkajícími se vedením účetnictví a předpisy daňovými, ale i v případě výkonu veřejné moci se Město Napajedla musí řídit zvláštními předpisy, pakliže tyto ukládají městu přímé povinnosti.

 -           splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci
(dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. e) nařízení)

Jedná se zejména o výkon přenesené působnosti města Napajedla podle zvláštních předpisů; V případech, kdy dochází ke zpracování osobních údajů z tohoto důvodu, máte právo uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 nařízení, v případech, že dospějete k názoru, že správce některé osobní údaje zpracovává nad rámec stanoveného účelu, nebo protiprávně.

 -           ochrana oprávněných zájmů správce
(dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení)

Mezi oprávněné zájmy řadí město Napajedla zejména transparentnost vůči občanům, výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání pohledávek, ochrana životního prostředí či třeba vnitřní potřeby fungování. Jedná se o případy kdy účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kdy před těmito zájmy nemají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě

Ve všech shora uvedených případech je dán zákonný důvod zpracování, kdy není třeba získat Váš souhlas pro to, aby mohl správce (město Napajedla) Vaše osobní údaje zpracovávat, neboť bez zpracování Vašich osobních údajů by nebylo možné legitimních účelů dosáhnout. Jedná-li se o zpracování na základě oprávněného zájmu či ve veřejném zájmu nebo v souvislosti s výkonem veřejné moci můžete vznést námitku proti zpracování podle čl. 21 nařízení.

Vedle těchto případů mohou nastat situace, kdy zpracován město Napajedla Vaše osobní údaje za účely, které nelze podřadit pod shora uvedené kategorie (zpravidla v případech, kdy o takový postup projevíte zájem, nebo v případech, kdy Vám nabízí město službu, kterou můžete, ale nemusíte využít. V takovém případě je od Vás vyžádán souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů.

 -           souhlas se zpracováním osobních údajů
(dle ust. čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení)

Nejčastějším případem, kdy se budete s tímto postupem setkávat, jsou situace, kdy vstoupíte do jednání s úřadem a budete si přát, aby s Vámi úřad komunikoval prostřednictvím e-mailu či telefonicky. Přesto, že tyto formy komunikace jsou již rozšířeny a pro mnohé z Vás zcela standardní, zákon orgánům státní správy ukládá užívat při doručování poštovních zásilek či datových schránek. Z tohoto úhlu pohledu by bylo užívání Vašich kontaktů bez souhlasu nadbytečné a tedy nezákonné. Právě z tohoto důvodu Vás budeme žádat, v případě, že o takovou komunikaci vyslovíte zájem, o udělení souhlasu. Obecně se však můžete s žádostí o souhlas setkat i v dalších případech, spojených zejména s činností odboru správy majetku či matriky (zajišťování oprav bytů, fotografování u příležitosti oslav jubileí apod.).

Udělení tohoto souhlasu je vždy zcela dobrovolné, nepodmiňuje žádné další rozhodnutí správce ani poskytování plnění z jeho strany. Souhlas můžete kdykoliv svobodně odvolat.

Oprávněné zájmy:
Přikročí-li město Napajedla ke zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu, vždy bedlivě Váží ochranu Vašich práv a případnou možnost, kterou by předmětné zpracování do těchto práv mohlo zasáhnout. V případě pochybností upřednostňuje vždy Vaši ochranu. Mezi hodnoty, které představují oprávněné zájmy správce v postavení obce, se řadí zejména:

 -            komunitní život občanů
Město Napajedla dbá o aktivní společenský, kulturní a společenský život občanů, k čemuž přispívá i konání společenských akcí a vstup města do některých sociálních interakcí spojených s významnými životními momenty občanů (vítání občánků, gratulace jubilantům apod.), které se město snaží zachycovat a uveřejňovat např. prostřednictvím fotografií z těchto akcí a budovat tak občanskou sounáležitost a vztah občanů k městu a jeho jedinečné kultuře a tradicím.

 -           ochrana dětí, sociálně slabých a osob omezených na svéprávnosti
Vystupuje-li město Napajedla v postavení opatrovníka dítěte či osoby s omezenou svéprávností, zpravidla postupuje v souladu s právními předpisy, které v takovém případě ukládají městu Napajedla jako správci povinnost jednat určitým způsobem, k němuž je zpracování osobních údajů nezbytné. Přesto však některé případy jednání zákon přímo neupravuje a město v těchto záležitostech postupuje při nakládání s osobními údaji právě v režimu oprávněného zájmu správce, a nebo častěji, oprávněného zájmu třetích osob.

 -           výkon a ochrana vlastnického práva
Město Napajedla nezřídka zpracovává osobní údaje v souvislosti s ochranou zejména nemovitého majetku, který má ve svém vlastnictví, za účelem jeho ochrany před zásahy třetích osob, ať už se jedná o evidenci osob, které předmětné nemovité věci byť dočasně užívají, monitorování těchto nemovitých věcí, či jiné prostředky ochrany před vandalismem. Ochrana vlastnictví požívá ústavní ochrany v souladu s čl. 11 Listiny základních práv a svobod a považujeme za důležitý oprávněný zájem. V daném případě je navíc toto právo umocněno povinností hospodařit náležitým způsobem s veřejnými prostředky.

 -           vymáhání a prodej pohledávek a další prostředky ochrany právních zájmů
Musí-li správce přikročit k soudní ochraně svých práv cestou jejich vymáhání, ať už v podobě vymáhání pohledávek (případně jejich postoupení) nebo v případě uplatňování jiných nároků, ať už zákonných či smluvních, jedná se o zpracování osobních údajů, které je zákonné, a to i bez Vašeho souhlasu. V těchto případech může docházet i k aktivním u vyhledávání osobních údajů (např. kontaktní adresy pro potřeby iniciace jednání k uzavření smíru) a k předávání osobních údajů třetím osobám (externí advokátní kancelář pro vymáhání pohledávek nebo společnost odkupující pohledávky).

 -           ochrana životního prostředí a zajištění trvale udržitelného rozvoje
Ochrana přírody a rozmanitosti druhů je v prostředí města významnou hodnotou, kdy město dbá zachování příznivých ekologických podmínek v regionu i pro budoucí generace. Za účelem ochrany životního prostředí a zajištění trvale udržitelného rozvoje může docházet ke zpracování osobních údajů (ve vztahu k ochraně zvířat a rostlin, likvidaci komunálního odpadu apod.). Osobní údaje mohou být využívány za účelem prevence a osvěty, jakož i při následných represivních či reparačních úkonech.

 -           vnitřní potřeby fungování, transparentnost a efektivita práce
Přestože většinu agendy a postupů upravují právní předpisy, může při činnosti města dojít i k situacím, kdy město přikročí ke zpracování Vašich osobních údajů, které spočívá pouze ve zvýšené efektivitě fungování města a jeho orgánů. Takovým zpracováním se zpravidla rozumí různé pomocné evidence v softwarových programech umožňující přehledné, strukturované a strojové nakládání s daty nezbytnými pro činnost města a zvýšení efektivity práce zaměstnanců, odborů či orgánů města. Přikročí-li město Napajedla ve snaze dosáhnout maximální možné míry v odůvodněných případech k uveřejnění některých osobních údajů nad rámec zákonné povinnosti, půjde o zpracování na základě opravného zájmu (např. pořizování záznamů ze zastupitelstva, či poskytování některých informací o zaměstnancích úřadu). V každém takovém případě však bude primárně dbát ochrany práv těch osob, jejichž osobními údaji bude v takovém případě nakládat a bude bedlivě posuzovat míru dopadu takového jednání.

KATEGORIZACE OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
Město Napajedla při nakládání s osobními údaji respektuje níže uvedenou kategorizaci osobních údajů, kdy třídění provádí v první fázi na osobní údaje obecné a osobní údaje spadajících do zvláštních kategorií, kterými jsou zejména osobní údaje vyjmenované druhově v ust. čl. 9 nařízení a osobní údaje týkající se dětí.

Obecné osobní údaje jsou dále kategorizovány na:

-          identifikační údaje – jedná se o údaje, jejichž smyslem je samostatně nebo ve spojení s dalšími jednoznačně identifikovat daný subjekt údajů (jméno a příjmení, rodné číslo, datum nebo místo narození, čísla průkazů totožnosti, podpis, elektronický podpis, IČ a DIČ u fyzických osob podnikajících)
-          adresní a kontaktní údaje – jedná se o údaje sloužící k zajištění komunikace se subjekty údajů (adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, adresa sídla u fyzických osob podnikajících, telefonní čísla, e-maily, datové schránky apod.)
-          informace ze vzájemné komunikace – jedná se o informace obsažené v jednotlivých uchovaných podáních či jiných prostředcích zachycujících vyjádření subjektů údajů (přípisy, e-maily, nahrávky atd.)
-          informace o sociálních poměrech – jedná se o informace vypovídající o sociálním statusu subjektu údajů ať už ve vazbě na dosažené vzdělání, pracovní zkušenosti či rodinný život (věk, pohlaví, vzdělání, údaje o zaměstnání, rodinný stav apod.)
-          informace o majetkových poměrech – jedná se o informace zachycující ekonomickou situaci subjektu údajů (vlastnické právo, výše příjmů, informace o bezdlužnosti a jiné)
-          platební údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;
-          údaje z veřejných rejstříků – jedná se o informace primárně obsažené v registrech a rejstřících vedených na základě zvláštních právních předpisů, jejichž povaha je zcela veřejná. Tyto informace jsou zpravidla dostupné na veřejných portálech státní správy (katastr nemovitostí, obchodní a insolvenčního rejstřík, seznamy profesních komor apod.)
-          informace z internetu – Jedná se zejména o ty veřejně dostupné informace, které je o Vás možno zjistit prostřednictvím internetu, zejména profilu na sociálních sítích
-          fotografie ze společenských, kulturních a sportovních akcí či významných životních událostí – Jedná se o fotografie jednoznačně související s konkrétními událostmi, jasně ztotožnitelné, zachycující atmosféru těchto událostí, které město publikuje na webu Města Napajedla v rámci fotogalerie, v propagačních materiálech města, případně v lokálním tisku, či kabelové televizi. V případě pochybností o významu oprávněného zájmu pro takové zpracování si obec vždy vyžádá souhlas subjektu údajů, zejména zachycuje-li fotografie významný projev subjektu údajů osobní povahy.

Město Napajedla v omezeném rozsahu a pouze v odůvodněných případech zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů, dle ust. čl. 9 nařízení (dříve označovány jako citlivé) které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, genetických údajů, biometrických údajů a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci a osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů.

Tyto osobní údaje jsou zpracovávány pouze za podmínek, které pro takovou činnost stanoví nařízení, zpravidla v režimu konkrétních vnitrostátních předpisů, které správci ukládají tyto skutečnosti zohledňovat, neslouží jako podklad pro odůvodnění nerovného zacházení se subjekty údajů (nejsou interpretovány diskriminačně), nejsou zveřejňovány. Mimo vymezených výjimek stanovených v nařízení (plnění právní povinnosti, ochrana životně důležitých zájmů, výkon a obhajoba právních nároků, jakož i další podmínky uvedené v ust. čl. 9 nařízení – k těmto účelům jsou zpravidla užívány při poskytování služeb a ochrany sociálně slabým, zdravotně handicapovaným, osobám s omezenou svéprávností a dětem) dochází ke zpracování těchto osobních údajů na základě Vašeho vědomí a souhlasu. V ojedinělých případech, kdy je zjevné, že subjekt údajů sám tyto své osobní údaje zveřejnil, může správce tyto údaje dále zpracovávat. Tomuto případu se však město Napajedla při své činnosti zásadně vyhýbá.

ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
Město Napajedla zpravidla získává osobní údaje buď přímo od Vás v rámci formulářů, komunikace či smluvních jednání. V některých případech však získává informace z třetích stran (smluvní partneři, orgány státní správy, svědci, stěžovatelé či oznamovatelé apod.), či z veřejně dostupných zdrojů, ať už se jedná o osobní údaje uveřejňované ze zákona (rejstříky, registry či katastr nemovitostí) nebo uveřejněné Vámi na sociálních sítích.

Ve všech případech zpracování osobních údajů se město Napajedla snaží plnit transparentně svoji povinnost informovat Vás o klíčových okolnostech zpracování, postupem dle ust. čl. 13 a 14 nařízení. Za tímto účelem primárně slouží tyto zásady, ale podrobné poučení k okolnostem zpracování Vám mohou poskytnout i jednotliví zaměstnanci úřadu a především pověřenec, bude-li to nezbytné a to již v okamžiku, kdy jsou od Vás informace získávány. Obracet se v této věci můžete na kontaktní údaje pověřence uvedené shora.

Město Napajedla však plni svou informační povinnost i v případech, kdy Vaše osobní údaje získalo bez vašeho vědomí z jiných zdrojů. V takovém případě Vám sdělí správce minimálně svoji totožnost a kontaktní údaje, včetně kontaktních údajů pověřence pro ochranu osobních údajů, účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů a případný záměr správce předat osobní údaje příjemci ve třetí zemi nebo mezinárodní organizaci a existence či neexistence rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v ust. čl. 46 nebo 47 nebo v čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci nařízení, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

Je-li nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování, bude Vám rovněž oznámena doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby; naše oprávněné zájmy, popř. oprávněné zájmy třetí strany v případě, že je zpracování založeno na oprávněném zájmu správce nebo třetí osoby; poučení o jednotlivých právech včetně práva odvolat souhlas a práva podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů; informace o zdroji, ze kterého osobní údaje pocházejí, a případně informace o tom, zda údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů; skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v ust. čl. 22 odst. 1 a 4 nařízení a v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.

Tyto informace Vám město poskytne v souladu s čl. 14 nařízení v přiměřené lhůtě po jejich získání, nejpozději do jednoho měsíce nebo v rámci první komunikace s vámi, či nejpozději při prvním zpřístupnění osobních údajů třetí straně. Příkladem takové situace je např. určení okruhu účastníků stavebního řízení náhledem do katastru, kdy účastníci budou vyrozuměni o tom, že město jejich osobní údaje získalo z katastru nemovitostí a tyto dále zpracovává. Výjimku tvoří případy, kdy osobní údaje musí zůstat důvěrné s ohledem na povinnost zachovávat služební tajemství, včetně zákonné povinnosti mlčenlivosti, nebo v případech, kdy by poskytování takových informací bylo nemožné, nebo by vyžadovalo nepřiměřené úsilí. V takovém případě město Napajedla tyto informace neposkytne.

DOBA ZPRACOVÁNÍ osobních údajů:
Doba, po kterou město Napajedla může zpracovávat Vaše osobní údaje, úzce souvisí s právním důvodem zakládajícím důvodnost tohoto zpracování. Město Napajedla dbá, aby pracování probíhalo pouze po dobu nezbytnou k dosažení jeho účelu. Na základě těchto kritérií lze konstatovat, že:

-          osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu – město zpracovává po dobu, dokud trvá účel, pro který byl souhlas udělen, případně do odvolání tohoto souhlasu
-          osobní údaje nezbytné pro uzavření a následné plnění smlouvy – město zpracovává po dobu trvání smlouvy, popř. po dobu provádění opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost
-          osobní údaje nezbytné pro plnění právních povinnosti, která se na město vztahují – město zpracovává po dobu trvání příslušné právní povinnosti
-          osobní údaje nezbytné pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci – město zpracovává po dobu existence veřejného zájmu nebo po dobu výkonu veřejné moci, poté zpravidla dojde k dalšímu zpracování za účelem archivace ve veřejném zájmu
-          osobní údaje nezbytné k dosažení oprávněného zájmu – město zpracovává osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů městko dobu, po kterou mohou plnit svůj účel (k zániku tohoto účelu dochází z pravidla v souvislosti s promlčením pohledávky, poskytnutím plnění, či v důsledku jiné právní skutečnosti apod.)
-          v případě archivace se doba řídí spisovým a skartačním řádem – po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

Podrobné lhůty v konkrétních případech stanoví spisový a skartační řád, který je dostupný na webových stránkách města.

PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ:
Předání osobních údajů město Napajedla realizuje vůči dvěma okruhům subjektů, kterými jsou tzv. zpracovatelé a příjemci.

-      Příjemce Dle ust. čl. 4 odst. 9 nařízení je příjemcem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování. Je zpravidla samostatným správcem. Není vázán pokyny města Napajedla a sám se rozhoduje, jakým způsobem s osobními údaji dále naloží.

-      Zpracovatel Dle čl. 4 odst. 8 nařízení je zpracovatelem fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. K zajištění Vašich práv uzavírá město Napajedla se všemi zpracovateli zpracovatelské smlouvy, jejichž smyslem je jasně definovat činnosti, které zpracovatelé pro město vykonávají a zajistit, aby v souvislosti s touto spoluprací nemohlo dojít k zásahu do Vašich práv, zejména s ohledem na riziko úniku osobních údajů, jejich neoprávněné zveřejnění či zpřístupnění, ztrátu apod. Zpracovatelé na základě těchto služeb přijímají takové závazky, kterými garantují, že dodrží stejné povinnosti, jako má město v postavení správce, zejména pak přijímají závazek mlčenlivosti.

Jak již bylo uvedeno výše, starosta, místostarosta, zastupitelstvo a rada, odbory, jakož i jednotlivý dílčí zaměstnanci správce, jsou imanentní součástí správce, jejichž prostřednictvím správce jedná a vykonává svoji činnost. Proto se tyto osoby neřadí ani mezi příjemce ani mezi zpracovatele. Předávání osobních údajů mezi těmito subjekty, jakož i další nakládání s nimi, upravují vnitřní pravidla města Napajedla, zejména spisový a skartační řád, organizační řád a směrnice pro ochranu osobních údajů. O těchto postupech byly dotčené osoby řádně poučeny, byla implementována technická opatření k zabezpečení osobních údajů v datové podobě, jakož i nastavení kompetencí pro přístup k osobním údajům, tak, aby každá ze zainteresovaných osob přicházela do kontaktu pouze s těmi informacemi, jež nezbytně potřebuje pro výkon své činnosti a funkce.

Mezi subjekty, které tvoří příjemce, či zpracovatele, osobních údajů se řadí zejména:

-           poskytovatelé odborných a konzultačních služeb
-           poskytovatelé právních služeb
-           společnosti zajišťující tisk, archivaci, skartaci a distribuci tiskovin
-           příspěvkové organizace města
-           orgány veřejné moci
-           provozovatelé počítačových systémů
-           provozovatelé poštovních a přepravních služeb
-           veřejné rejstříky, do kterých úřad zaznamenává osobní údaje
-           veřejnost za účelem otevřenosti a transparentnosti
-           veřejnost v rámci informování o společenských, kulturních a sportovních akcích

Město Napajedla předává osobní údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, případně mezinárodní organizaci pouze ve zcela ojedinělých případech. Má-li k takovému předání dojít, např. při činnosti matriky, budete o takové operaci vždy řádně informování o existenci či neexistenci rozhodnutí evropské Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v čl. 46, 47 a 49 odst. 1 GDPR, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

Opatření na ochranu osobních údajů:
Město Napajedla realizuje v zájmu ochrany Vašich osobních údajů řadu opatření směřujících k zajištění fyzické i technologické bezpečnosti Vašich osobních údajů a prevenci vzniku incidentů na úseku osobních údajů vyvolaných zejména lidským faktorem. V rámci fyzického zabezpečení město činí opatření směřující k uchovávání listin obsahujících osobní údaje v uzamykatelných spisových skříních nebo v uzamčených kancelářích. V budově Městského úřadu Napajedla je nainstalován bezpečnostní systém monitorující vstup do úřadu s individuálními přístupovými kódy jednotlivých zaměstnanců. Úřad provádí kontrolu oběhu listin opouštějících úřad a stanovil pravidla pro dispozice s listinami v rozsahu nezbytném pro zachování utajení jejich obsahu a zamezení zpřístupnění neoprávněným osobám. Byla zajištěna mlčenlivost všech zaměstnanců úřadu i osob, které mohou při své činnosti přijít do kontaktu s osobními údaji sjednáním dodatků pracovních smluv a dohod o mlčenlivosti. Ve vztahu k vedeným řízením jsou navíc zaměstnanci vázáni služebním tajemstvím. Členové výborů zastupitelstva a komisí rady, kteří nejsou zastupiteli, byli požádáni o podpis dohody o mlčenlivosti. Všichni zaměstnanci pak byli proškolení.

Technologické zabezpečení zajišťuje odborná dodavatelská firma, která spolupracuje s městem na nastavení technických parametrů sítí, software, zabezpečení a rozsahu přístupových práv zaměstnanců k datovým souborům a ochranu dat před náhodným zničením či útoky třetích stran, jakož i jejich pravidelné zálohování.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ:
Město Napajedla dbá, aby při své činnosti zajistilo veškerá práva, která subjektům údajů náleží. Zejména se jedná o:

-           právo odvolat souhlas
-           právo na informace o zpracování vašich osobních údajů
-           právo na přístup k osobním údajům
-           právo na opravu či doplnění
-           právo na výmaz („právo být zapomenut“)
-           právo na omezení zpracování
-           právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Podrobné informace o rozsahu Vašich práv a jejich uplatňování naleznete přímo na webových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů na https://tinyurl.com/ycnhgrnd

V případě potřeby uplatnit kterékoliv z Vašich práv postačí, pokud se obrátíte na správce či pověřence prostřednictvím shora uvedených kontaktních údajů.

Uplatňování práv dle nařízení je zásadně bezplatné. Výjimku z tohoto pravidla tvoří případy, kdy se jednán o zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené uplatňování práva, zejména v případě opakovaných žádostí s minimálním časovým odstupem. V těchto případech je město Napajedla oprávněno žádost odmítnout, nebo za její vyřízení účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s jejím vyřízením.

Město Napajedla ctí povinnost vyřizovat žádosti občanů v čase, co možná nejkratším. Nařízení za tímto účelem stanoví nejvyšší možnou lhůtu v délce trvání  jednoho měsíce. Tato lhůta může být ve zvlášť složitých či obsáhlých případech prodloužena o dva měsíce. O prodloužení lhůty Vás město Napajedla vždy vyrozumí, a to včetně uvedení důvodů tohoto postupu.

V případě, že byste i přes veškerou snahu města, jednat v souladu s nařízením, dospěli k závěru, že dochází ze strany města k porušování Vašich práv na ochranu osobních údajů, máte možnost obrátit se na město či na pověřence prostřednictvím shora uvedených kontaktních údajů, anebo uplatnit:

-           právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů

Kontakt úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
170 00 Praha 7

AUTOMATIZOVANÉ ROZHODOVÁNÍ/profilování:
Město Napajedla neprovádí žádné činnosti, při kterých by docházelo k automatizovanému rozhodování, či profilování.

PUBLIKACE:
Tyto zásady uveřejňuje Město Napajedla na úřední desce a na webových stránkách správce.

S rozvojem činnosti města a s přijatými opatřeními na ochranu osobních údajů, která město stále aktualizuje, aby udrželo jejich účinnost s rozvojem zejména technologických prostředků a spojených hrozeb, stejně jako s v souvislosti s očekávanou vnitrostátní úpravou ochrany osobních údajů se tyto zásady mohou v budoucnu měnit.

Nahoru Přesunout se na začátek stránky

© 2018 Městský úřad Napajedla Prohlášení o přístupnosti Osobní údaje a GDPR
Realizace rotate Rotate